学生の成績などの個人情報や、機密情報を含むファイル（ワード、エクセル、PDFなど）は、必ずパスワードによる「文書の保護」をしてください。万一コピーされたり、外部に漏洩した場合にも、パスワードによる保護がなされておれば情報漏洩のリスクは軽減されます。ファイルをコピーした際にもパスワードによる保護は継承されますので、元のファイルやテンプレートを保護しておくことにより、保護化の手間は軽減することができます。

学内のパソコンの中に個人情報を含むファイルを保存する場合おいても、このパスワードによる保護を施しておいてください。